• Participatie in het organisatiecomité
• Opstellen van een tijdpad met vermelding van de verantwoordelijke partijen
• Alerte budgetbewaking
• Opstellen van (dag)draaiboek en actielijst en bespreken met betrokken partijen
• Voortgangbewaking van de acties
• Aanvragen en beoordelen van offertes
• Coördinatie van het drukwerk
• Selecteren van de gewenste locatie
• Reserveren van en samenwerken met de gewenste locatie
• Coördinatie van de catering en de benodigde audiovisuele middelen
• Inrichting en decoratie van de zaal
• Reserveren van de hotelaccommodatie
• Supervisie ontvangst en registratie deelnemers
• Inhuren en briefing van hostesses
• Eindverantwoording voor een goed verloop van de organisatie
• Evaluatie met het organisatiecomité / de opdrachtgever

Deelnemersregistratie verloopt geheel geautomatiseerd. Speciaal voor uw evenement wordt een uniek on-line registratie formulier samengesteld waarin alle voorkomende activiteiten zijn opgenomen. De koppeling naar dit formulier kan op de door u gewenste website worden aangebracht. Tevens bieden wij de deelnemers een veilige manier aan om on-line creditcardbetalingen uit te voeren. U ontvangt regelmatig een digitaal overzicht van de aan- en afmeldingen, zodat u een goed beeld heeft van de opkomst. Als blijkt dat het aantal aanmeldingen tegenvalt of juist meer is dan verwacht, kan snel actie worden ondernomen.

• Samenstellen on-line registratieformulier
• Ontvangen en registreren van inschrijvingen
• Verzending van bevestigingsbrieven en facturen
• Innen en verwerken van betalingen
• Opteren van hotelaccommodatie
• Registreren van hotelreserveringen
• Productie van badges, deelnemerslijsten en hotellijsten
• Follow-up na afloop van het project

De basis van een wetenschappelijk congres wordt gevormd door de papers. Een nauwkeurige administratieve verwerking van handelingen rondom de abstracts en papers is dan ook van groot belang. Columba Communications neemt u deze werkzaamheden op een professionele wijze uit handen.

• Ontvangen en registreren abstracts
• Versturen van ontvangstbevestigingen
• Doorzenden abstracts naar de reviewers
• Verzending notificatie van acceptatie of afwijzing abstract
• Ontvangen, registreren en bevestigen ontvangst papers
• Proceedings drukklaar maken en aanleveren aan de drukker

De locatie is zeer bepalend voor de sfeer, de uitstraling en het uiteindelijke succes van uw evenement. Columba Communications besteedt dan ook uitgebreid aandacht aan de vraag welke wensen u heeft ten aanzien van de locatie en de technische faciliteiten en kan u dankzij de uitgebreide ervaring daarin goed adviseren.

• Vaststellen van wensen en uitgangspunten
• Adviseren over en selecteren van geschikte locatie
• Reserveren van zalen en overige benodigde ruimtes
• Afspraken maken over zaalopstelling en aankleding
• Regelen van technische/audiovisuele middelen
• Contact met sprekers over technische voorzieningen
• Regelen bewegwijzering zowel binnen als buiten

Met een perfect geregelde catering zet u de puntjes op de i. Columba Communicaties helpt u graag om, op basis van de beste prijs/kwaliteit verhouding, een goede keuze te maken.

• Opvragen van offertes voor koffie, thee, lunches, diner, enz.
• Bespreken van offertes met opdrachtgever
• Vastleggen van de gemaakte afspraken
• Doorspreken programma en controle op een goed verloop ervan
• Aantallen gasten en mogelijke dieetwensen doorgeven
• Verzorgen van aankleding, menukaarten en tafelschikking

De aankondiging en uitnodiging zijn ook meteen het visitekaartje van uw evenement. Daarom besteedt Columba Communications hier veel aandacht aan en denkt mee over de inhoud.

• Offertes aanvragen en selectie van vormgever en drukker
• Laten ontwerpen van 'call for papers', uitnodigingen, posters, programmaboek e.d.
• Opstellen planning met vermelding van betrokkenen en bewaking van de voortgang
• Redigeren en corrigeren van teksten
• Voeren van de eindredactie

Natuurlijk kunt u ook uw administratieve werkzaamheden uitbesteden. U zult merken dat ook dit bij Columba Communications in goede handen is.

• Voorbereiden en notuleren vergaderingen
• Maken en versturen van verslagen
• Opstellen en voortgangsbewaking van de actielijst
• Verzorgen van mailings en correspondentie
• Verzorgen van het archief
• Verzorgen van congresbenodigdheden zoals badges, congrestassen, relatiegeschenken, deelnemerslijsten, hotellijsten en financiële overzichten
• Informatieverzorging aan deelnemers/auteurs/sponsoren/exposanten

Een expositie vormt dikwijls een belangrijk onderdeel van een congres of symposium. Het opzetten hiervan vraagt om specifieke ervaring. Columba Communications heeft die ervaring en kan u hierin ondersteunen bij de volgende taken:

• Offertes aanvragen bij standbouwers
• Contact onderhouden met de standbouwer
• Opstellen overzichtslijsten van exposanten
• Verzorgen correspondentie met exposanten
• Facturering aan exposanten
• Verzorgen van de briefing aan de exposanten
• Inventariseren standbenodigdheden en techniek
• In overleg met standbouwer indeling van de beschikbare ruimte maken

In overleg met het organisatiecomité kan gekozen worden voor speciale activiteiten tijdens het evenement. De organisatie hiervan omvat o.a. de volgende taken:

• (Mede) bedenken en organisatie van een partnerprogramma
• Organisatie van een avond- cultureel- of ontspanningsprogramma
• Regelen en begeleiden van excursies
• Organiseren van een receptie en/of congresdiner
• Het bezoeken van bijzondere locaties voor receptie of congresdiner
• Prijsafspraken maken over zaalhuur, techniek, catering, aankleding e.d.
• Inhuren van artiesten, muziek en presentatoren
• Regelen van vervoer

Columba Communications verzorgt desgewenst uw financiële administratie en draagt zorg voor een adequate budgetbewaking en koppelt deze regelmatig naar u terug.

• Kostenraming en budgetbewaking
• Facturering van deelnemers, sponsors, exposanten e.d.
• Bijhouden van financiële overzichten
• Tussentijdse terugkoppeling met de opdrachtgever
• Controle op en afhandelen van facturen van toeleveranciers
• Betalen van facturen
• Eénmalig versturen van een betalingsherinnering

Zijn uw doelstellingen gehaald? Is het evenement voor herhaling vatbaar? Wat heeft het u uiteindelijk gekost? Allerlei vragen die u graag beantwoord ziet. Na afloop komt Columba Communications graag naar u toe om samen uw doelstellingen te toetsen aan het uiteindelijke resultaat.

• Opstellen en verwerken van evaluatieformulieren
• Evaluatiegesprek met de opdrachtgever
• Het maken van een evaluatieverslag
• Afhandelen van de financiële administratie
• Het verzenden van naslagwerken aan de deelnemers
• Afhandelen van correspondentie met deelnemers